Onderzoek toont aan dat ongeveer 50% van de nieuwe werkrelaties in het eerste jaar onsuccesvol zijn. Een functieprofiel opstellen kan werknemer-werkgever mismatches voorkomen of aanpakken. In deze blog lees je wat een functieprofiel inhoudt, wat de voordelen ervan zijn, en hoe je zelf een optimaal functieprofiel kunt opstellen.
Wat is een functieprofiel?
Het functieprofiel is een intern schriftelijk document dat werkgevers en werknemers een gedetailleerd overzicht biedt van hoe een specifieke functie moet worden uitgevoerd. Denk hierbij aan taken, vereiste vaardigheden, en de positie binnen de organisatie.
Het functieprofiel wordt vaak opgesteld bij het creëren van een nieuwe functie of het wijzigen van functies, om zo relevante details samen te vatten. Het wordt gebruikt als referentiepunt voor recruitment en bij het opstellen van vacatures. Wijzigingen in bestaande functies worden ook hierin verwerkt, zoals in organisatiestructuur of bij technologische ontwikkelingen.
Disclaimer: Een functieprofiel is niet hetzelfde als een functieomschrijving. Het is breder dan een functieomschrijving, omdat het onder andere ook de organisatorische context omvat. Een functieomschrijving biedt alleen een gedetailleerd overzicht van taken en verantwoordelijkheden.
Wat staat er in een functieprofiel?
Er zijn verschillende onderdelen die een functieprofiel bevat, zoals te zien in de template hieronder:
Waarom gebruiken we een functieprofiel?
Met een functieprofiel krijgen zowel werkgevers als werknemers een beeld van de verwachtingen voor de functie. Hierdoor heeft een functieprofiel meerdere voordelen:
- Juridische bescherming: Een functieprofiel dient als documentatie- en bewijsmateriaal tijdens arbeidsconflicten en mismatches. Het bevat namelijk gedetailleerde informatie over de verwachtingen en verplichtingen van werkgevers en werknemers.
- Gestandaardiseerde criteria: Recruiters en hiring managers kunnen het functieprofiel gebruiken bij het opstellen van vacatures en het selecteren van kandidaten. Het standaardiseert wat de vereisten zijn voor een functie, waardoor kandidaten objectief kunnen worden beoordeeld en vergeleken.
- Functioneringsgesprekken: Het functieprofiel biedt werknemers een helder beeld van wat er van hen wordt verwacht binnen hun functie. Hierdoor kunnen werknemers reflecteren op hun groei en zich voorbereiden op evaluaties en functioneringsgesprekken.
- Ontwikkeling van trainingsprogramma’s: Door de omschrijving van vereiste vaardigheden van een functie, biedt het functieprofiel een basis voor de ontwikkeling van trainingsprogramma’s en loopbaanontwikkelingstrajecten.
Nadelen van een functieprofiel
Bepaalde onderdelen van een traditioneel functieprofiel zijn nauwelijks voorspellend voor toekomstige werkprestaties. Met name de selectiecriteria ‘opleiding’ en ‘werkervaring’, wat de grafiek hieronder laat zien. Het nadeel hiervan is dat je veel kandidaten op deze selectiecriteria uitsluit, terwijl ze nauwelijks aangeven of iemand succesvol zal zijn in een baan.
Opleiding en werkervaring
Onderzoek toont aan dat zowel opleiding als werkervaring nauwelijks voorspellende waarde voor werkprestatie. Door je op deze criteria te selecteren, sluit je een grote groep talent buiten. Hierdoor neem je veel minder kandidaten in overweging, waardoor je minder kans hebt om de juiste kandidaat te vinden. Lees hier meer over waarom je niet uitsluitend op werkervaring kan werven.
Waar kan je wel op selecteren?
Werkgevers vertrouwen vaak op ervaring en “hard skills” bij het aannemen van personeel, wat verwijst naar aangeleerde vaardigheden (bijvoorbeeld boekhouden). Tijdens het wervingsproces worden “soft skills” nauwelijks in overweging genomen. Hierdoor komt het voor dat werkgevers personeel aannemen vanwege hun hard skills, en ontslaan vanwege hun soft skills. Daarom is het van belang om te selecteren op soft skills, oftewel: competentie-gericht werven.
Vanuit een CV of motivatiebrief kan niet worden vastgesteld of iemand over de vereiste competenties beschikt. Daarom is het belangrijk om andere methoden te overwegen om competenties te beoordelen. Voordat we op deze methoden ingaan, bespreken we eerst de twee belangrijkste competenties voor het voorspellen van werksucces: cognitief vermogen en gedrag.
Selecteren op cognitief vermogen
Cognitief vermogen, oftewel intelligentie, is de capaciteit van het brein om kennis op te kunnen nemen en gebruiken. Kandidaten met een hoge intelligentie vinden het vaak makkelijker om nieuwe vaardigheden (hard skills) aan te leren. Daarom is het van belang dat bedrijven zich focussen op cognitief vermogen tijdens de werving.
Selecteren op gedrag
Gedrag betekent de bewuste en onbewuste handelingen die iemand verricht, wat door persoonlijke eigenschappen beïnvloed wordt. Medewerkers van een organisatie zijn vaak succesvol wegens het gedrag wat ze vertonen, waardoor ze de business begrijpen, een goede start kunnen maken, en met anderen kunnen samenwerken.
Hoe stel je een optimaal functieprofiel op?
Een traditioneel functieprofiel legt veel nadruk op informatie met weinig voorspellende waarde voor werkprestaties. Deze eisen nemen meer tijd in bij evaluaties en verminderen de kans op het vinden van talent. Daarom is het van belang om je functieprofiel efficiënter op te stellen en in te zetten.
Een optimaal functieprofiel
Op basis van de genoemde verbeterpunten komen we tot een objectief en beknopter functieprofiel, met de koppen functieinhoud en competentieprofiel voor de functie.
In het optimale functieprofiel is de functieinhoud gelijk gebleven. Alhoewel, de vereiste ervaring van de functie is verplaatst voor het competentieprofiel. Door op de belangrijkste competenties gedrag en cognitief vermogen te focussen wordt de mogelijkheid om talent te vinden vergroot. In de volgende sectie vertellen we je meer over het competentieprofiel voor de functie.
Competentieprofiel
Een competentieprofiel voor een functie geeft aan welke kwaliteiten iemand nodig heeft om een functie naar behoren uit te kunnen voeren. Hieronder beschrijven we welke gedragskenmerken en cognitieve kwaliteiten er gemeten kunnen worden.
Gedragskenmerken
- Probleemoplossende stijl: of iemand eerder met intuïtie en spontaniteit problemen oplost of systematisch en methodisch te werk gaat.
- Samenwerkingsvermogen: of iemand de voorkeur geeft aan samenwerken of zelfstandig werken.
- Snelheid vs. nauwkeurigheid: of iemand juist snel een taak voltooid of nauwkeurig een taak voltooid.
Cognitief vermogen
- Leervermogen en werkgeheugen: hoe snel iemand nieuwe dingen aan kan leren en hoeveel dingen er geleerd kunnen worden.
- Cognitieve flexibiliteit: of iemand juist geroutineerd of flexibel te werk gaat om een probleem op te lossen.
- Probleemoplossend vermogen: het vermogen van iemand om problemen te identificeren en op te lossen.
De rol van assessments in het functieprofiel
Het functieprofiel geeft dus een gedetailleerd overzicht over een functie, inclusief verwachtingen van werknemers en werkgevers. Om de kans op het vinden van de juiste kandidaat te vergroten, is het belangrijk om van ervaring af te stappen en te focussen op meetbare competenties in het functieprofiel. Competenties, zoals cognitief vermogen en gedrag, hebben namelijk wel bewezen om toekomstige werkprestaties te voorspellen. Om intern of tijdens recruitment de benodigde competenties van het functieprofiel te kunnen meten, kunnen assessments een handige tool zijn. Assessments bieden een objectieve manier om zowel gedrag als cognitief vermogen te meten, in tegenstelling tot traditionele methoden zoals CV’s en motivatiebrieven.
Bij Equalture hebben we ons eigen game-based assessment ontwikkeld die cognitief vermogen en gedragskenmerken van kandidaten meten. Wil je het zelf ervaren? Vul dan het onderstaande formulier in.
