Samenwerking is de basis van elk succesvol bedrijf, helaas verloopt de relatie tussen hiring managers en recruiters niet altijd vlekkeloos. Niet zo vreemd als je bedenkt dat beide partijen verschillende professionele doelstellingen hebben en verantwoordelijk zijn voor afzonderlijke delen van het wervingsproces. In de meeste bedrijven hebben recruiters en hiring managers zelden rechtstreeks contact met elkaar, tenzij het gaat om nieuwe vacatures of kandidaten.
Een zwakke relatie tussen de recruiters en hiring managers kan leiden tot nadelige gevolgen:
- Vacatures blijven te lang openstaan
- Afwijzingen (laat) in het proces
- Mishires (die tot €59.497 kunnen kosten)
- Hogere wervingskosten
Voor het succes van een onderneming is het van groot belang dat beide betrokkenen op één lijn zitten.
3 Voordelen van een sterke relatie tussen recruiter en hiring manager
- Time to hire. Een goede relatie tussen recruiters en hiring managers verkort de time-to-hire.
- Betere prestaties van het Talent Acquisition team. Uit een studie van Deloitte bleek dat “het ontwikkelen van sterke relaties met hiring managers” de belangrijkste factor was voor de prestaties van een Talent Acquisition team.
- Verbeterde candidate experience. Als ze goed op elkaar zijn afgestemd, kunnen kandidaten consistente en accurate informatie ontvangen, waardoor de algehele candidate experience verbetert. Uit onderzoek onder 370.000+ reacties van kandidaten bleek dat een van de meest cruciale elementen van een positieve candidate experience een duidelijk beeld van de functie was.
Hoe ontstaat de frictie tussen recruiters en hiring managers?
Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof recruiters en hiring managers op één lijn zitten, ze streven immers allebei hetzelfde doel na. De juiste mensen, in de juiste functies, op het juiste moment. Klinkt vrij eenvoudig, toch?
Zelfs als het doel hetzelfde is – de juiste persoon vinden – is er als gevolg van hun verschillende perspectieven vaak een mismatch tussen de recruiter en de hiring manager. Hier zijn drie redenen waarom dat zo kan zijn!
Reden 1. Hetzelfde doel, verschillende perspectieven
Het probleem komt voort uit het feit dat recruiters en hiring managers het wervingsproces vanuit verschillende perspectieven benaderen:
- Recruiters zijn over het algemeen flexibeler als het gaat om de achtergrond van de kandidaat, maar meer gericht op de functie-eisen zoals die door de hiring manager worden gesteld.
- Hiring managers, aan de andere kant, zijn meestal meer bezig met het vinden van de juiste persoon voor de baan. Zij houden rekening houden met verschillende factoren, zoals de ervaring, opleiding en prestaties van de kandidaat in het verleden. Ze zijn misschien ook niet zo bereid om flexibel te zijn wat betreft functie-eisen en kwalificaties om de beste persoon voor de baan te vinden.
Reden 2. Traditionele wervingsmethoden zijn vaak eenzijdig
Traditionele wervingsmethoden zijn meestal eenzijdig omdat de hiring manager en de recruiter niet op gelijke voet staan. De hiring manager heeft meestal de overhand in het proces en heeft in de meeste gevallen de leiding over het besluitvormingsproces. Zoals in – wie wordt beschouwd als een gekwalificeerde kandidaat en wie niet.
De recruiter is meer een bemiddelaar en heeft wellicht weinig inbreng in de uiteindelijke beslissing. Dit kan ertoe leiden dat de recruiter niet in staat is een eerlijk en rechtvaardig proces te garanderen. Bovendien zijn traditionele wervingsmethoden vaak niet transparant en kunnen ze leiden tot vooroordelen en discriminatie.
Reden 3. Onrealistische of onduidelijke verwachtingen
Onrealistische of onduidelijke verwachtingen kunnen moeilijk zijn om mee te werken, omdat ze kunnen leiden tot een mismatch tussen de verwachtingen van de hiring managers en de werkelijke capaciteiten van de kandidaten die door de recruiters zijn geselecteerd. Dit kan leiden tot een langere time-to-hire, een hoger personeelsverloop en een gebrek aan tevredenheid op het werk bij zowel de werkgever als de werknemer.
Hoe verander je "hiring manager vs recruiter" in "hiring manager en recruiter".
Stap 1. Kom zo snel mogelijk op één lijn
In veel gevallen wordt een recruiter ingeschakeld nadat een vacature is geplaatst en de hiring manager een kandidaat in gedachten heeft. Dit kan leiden tot een mismatch tussen wat de recruiter zoekt en wat de hiring manager denkt nodig te hebben. Door zo vroeg mogelijk op één lijn te komen, begrijpen jullie allebei elkaars verwachtingen en eisen.
Vanuit de recruiter:
- Overleg met je HM over de eisen en kwalificaties in de wervingsopdracht of het must-haves of nice-to-haves zijn.
- Zoek tijdig en grondig naar gekwalificeerde sollicitanten.
- Communiceer met sollicitanten over hun kwalificaties, verwachtingen en tijdschema voor de baan.
- Wees eerlijk en duidelijk over de functie-eisen en verwachtingen.
- Respecteer de tijd en de middelen van de hiring manager.
Vanuit de hiring manager:
- Verwoord duidelijk de functie-eisen en de gewenste kwalificaties.
- Wees beschikbaar en reageer wanneer de recruiter informatie nodig heeft.
- Geef tijdig feedback.
- Wees open en eerlijk over de behoeften en doelstellingen van de organisatie.
- Geef feedback over de prestaties van de recruiter en doe zo nodig een suggestie voor verbetering.
Stap 2. Focus op de verwachtingen naar elkaar toe en de visie van de functie binnen het bedrijf
Probeer het eerste gesprek niet te laten draaien om een bestaande functiebeschrijving, maar probeer te begrijpen waar het team van de hiring manager zich op dit moment bevindt en waar ze naartoe willen door voor deze functie mensen te werven.
- De recruiter moet vragen stellen over wat deze rol uniek maakt, waarom deze belangrijk is voor het bedrijf en welke resultaten worden verwacht van de persoon die hem vervult.
- De hiring manager moet uitleggen waarom zijn/haar team op dit moment meer hulp nodig heeft, wie er nog meer betrokken zijn bij het nemen van wervingsbeslissingen (zoals andere managers) en welke verwachtingen de hiring manager heeft voor elke rol binnen zijn team (bv. generalisten vs. specialisten).
Het bepalen van de onderdelen van de functiebeschrijving betekent ook begrijpen waar mensen binnen een organisatie staan en hoe zij zich tot elkaar verhouden. Een manier om dit te doen is het uitvoeren van een team analyse.. Dit is een proces waarbij de kennis, vaardigheden, capaciteiten en houding van de huidige teams worden geïdentificeerd en geanalyseerd, zodat je daarna kan werven op basis van wat nodig is voor de respectieve teams om te slagen. Door dit te doen kun je:
- De skills van het team effectief inzetten (zowel op team- als op individueel niveau)
- Potentiële ‘skill gaps’ binnen teams ontdekken
- Leren welke eigenschappen iemand een goede fit maken voor specifieke teams
- Begrijpen waarom sommige teamleden bepaalde taken beter uitvoeren dan andere
Stap 3. Houd hiring managers op de hoogte over de ontwikkelingen in talent acquisitie
Het voorlichten van hiring managers over de ontwikkelingen in talent acquisitie is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat de organisatie een succesvol wervingsproces heeft en dat de relatie tussen managers en recruiters op vertrouwen is gebaseerd.
Deze voorlichting moet gaan over inzicht in de huidige arbeidsmarkt, het belang van een goede wervingsstrategie en effectieve wervingsmethoden. Daarnaast moeten hiring managers worden voorgelicht over relevante wet- en regelgeving voor het werven van talent, zoals de “Wet Gelijke Kansen in Werving en Selectie”. Ten slotte moeten hiring managers up-to-date worden gehouden over de beste methoden voor het interviewen en selecteren van kandidaten, en over de juiste manier om nieuwe werknemers in te werken.
Stap 4. Overweeg te investeren in tools die kunnen helpen bij het screenen en shortlisten van kandidaten
Met de juiste tools kunnen werkgevers gemakkelijk profielen van kandidaten bekijken, eerste gesprekken en andere assessments uitvoeren en de kwalificaties en ervaring van sollicitanten vergelijken.
Het gebruik van tools als onderdeel van het screeningsproces helpt de hoeveelheid handmatig werk te verminderen en stelt hen in staat hun tijd te besteden aan de belangrijkere aspecten van het wervingsproces, zoals het evalueren van het potentieel van kandidaten en het beslissen over de beste pasvorm voor de functie. Bovendien kunnen de juiste tools helpen om een consistent en eerlijk wervingsproces te garanderen, en het gemakkelijker maken om statistieken bij te houden en over de voortgang te rapporteren. Maar dat is nog niet alles – het gebruik van tools neemt de kans op onenigheid over de shortlist van kandidaten weg, omdat die niet gebaseerd is op subjectieve meningen, maar op gegevens en statistieken die de toekomstige job performance voorspellen.
Stap 5. Geef de hiring managers andere inzichten dan een CV vóór de sollicitatiegesprekken
Als je hiring managers vóór de gespreksrondes andere inzichten geeft dan een CV, kan dat zowel voor de geïnterviewde als de hiring manager voordelig zijn. Bovendien kan deze aanvullende informatie de hiring manager helpen om een beter beeld te krijgen van de persoonlijkheid van de sollicitant en hoe diegene in de functie en de bedrijfscultuur zou passen.
Als een recruiter de hiring manager dus aanvullende inzichten verschaft over de sollicitant, kan dat ertoe bijdragen dat de hiring manager de beste beslissing voor de organisatie neemt.
De relatie tussen recruiter en hiring manager hoeft niet stroef te verlopen...
Voor alle relaties moet hard gewerkt worden – de samenwerking tussen een recruiter en een hiring manager vormt daarop geen uitzondering. Het opbouwen van deze relatie is echter essentieel om in de huidige markt te winnen.
Als je de bovenstaande stappen volgt, kun je het talent binnenhalen dat nodig is om jouw organisatie vooruit te helpen en succesvol te maken.
